O Excel está a custar-lhe horas: quando é altura de a oficina mudar de sistema

22 de out.

3 min de leitura

Atualizado: 23 de out.

Um cliente liga: "Qual foi a última vez que me mudaram o óleo?". Do outro lado, alguém abre o ficheiro, procura a matrícula, não encontra, abre a versão "final_2", depois o caderno. Cinco minutos para uma resposta que devia levar cinco segundos.

Quase todas as oficinas começaram com um caderno e, depois, uma folha de Excel. Faz sentido: é barato, conhecido e flexível. O problema não é o Excel. É continuar a usá-lo quando a oficina já cresceu e o ficheiro passou a ser um sistema de gestão improvisado.

Em 30 segundos

O Excel não liga orçamento, ordem de reparação, peças e fatura — quem faz essa ligação é uma pessoa a copiar dados.
Em auditorias, 49 de 54 folhas de cálculo (91%) tinham erros (Raymond Panko, Universidade do Havai).
Faça a conta: minutos perdidos × 4,33 semanas × o valor da sua hora (referência ANECRA: 34,03 €).
Mudar não obriga a parar a oficina: um plano em 4 passos chega.

Porque é que o Excel começa a falhar

Uma folha de cálculo não sabe que uma ordem de reparação está ligada a um orçamento, a uma viatura, a peças e a uma fatura. Quem faz essa ligação é a pessoa que copia os dados de um lado para o outro. E cada cópia é uma oportunidade de erro.

Os erros em folhas de cálculo estão bem estudados. Em auditorias conduzidas pelo professor Raymond Panko, da Universidade do Havai, 49 de 54 folhas analisadas (91%) tinham erros (Computerworld). Não é um problema de quem as usa; é da ferramenta, que não foi feita para gerir processos com várias pessoas.

Dono de oficina cansado ao computador, à noite, com pastas de papel ao lado — Quando o ficheiro vira sistema de gestão, o trabalho de escritório vai para a noite.

A conta que deve fazer à sua oficina

Antes de decidir, meça o tempo que o Excel lhe custa durante uma semana normal:

Minutos por dia a procurar informação (qual foi o último serviço deste carro, que peça se usou).
Minutos por orçamento a copiar preços, peças e dados do cliente.
Horas por semana a passar o que está em papel para o Excel e do Excel para a faturação.
Horas no fim do mês a juntar números para saber como correu.

Some tudo, multiplique por 4,33 semanas e pelo valor da sua hora. A ANECRA apurou um preço médio de 34,03 € por hora de mão de obra nas oficinas no final de 2024 — é uma boa referência se não tiver o seu número.

Exemplo ilustrativo (não é um caso real): 30 minutos por dia de procuras e cópias, em 5 dias, são 2,5 horas por semana — cerca de 11 horas por mês, ou perto de 370 € de tempo ao valor de referência. E isto antes de contar os erros de orçamento ou as peças esquecidas na fatura.

Do ficheiro improvisado à oficina organizada

À procura da folha certa
Papel, calculadora e versões a mais
Uma oficina onde a informação flui

O que muda com um sistema de gestão

Os dados são escritos uma vez: o orçamento aprovado passa a ordem de reparação e depois a fatura.
Toda a equipa vê a mesma informação, ao mesmo tempo, também no telemóvel.
O histórico de cada viatura fica junto, pela matrícula.
Os indicadores (faturação, margem, horas vendidas) aparecem sem ninguém os montar.

Mecânica com um tablet junto a um carro no elevador — A mesma informação, junto ao carro, para toda a equipa.

Como mudar sem parar a oficina

Exporte do Excel a lista de clientes, viaturas e artigos — é o que vale a pena migrar.
Escolha uma data de arranque e passe a abrir as novas ordens de reparação só no sistema.
Mantenha o Excel antigo apenas para consulta durante um mês.
Ao fim de 30 dias, compare o tempo gasto e os números que agora consegue ver.

O Excel é uma excelente calculadora e um péssimo sistema de gestão. Quando a oficina tem mais de duas pessoas a mexer no mesmo ficheiro, já está a pagar o preço sem saber. — Diego Silva, fundador da iTEG4Business, Mestre em Gestão

Como a iTEG4Business o pode ajudar

O Go Auto foi feito para substituir o papel e o Excel na oficina: orçamentos, ordens de reparação, stock, faturação e indicadores, num só sistema.