Ordens de reparação digitais: como deixar o papel em 30 dias

22 de out.

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A ordem de reparação é o documento mais importante da oficina. É ali que fica o que o cliente pediu, o que foi autorizado, as peças usadas e o tempo gasto. Em papel, fica também sujeita a manchas de óleo, letras ilegíveis e folhas que desaparecem precisamente quando o cliente reclama.

O secretário-geral da ANECRA resumiu o tema numa frase dura: "Se uma oficina não estiver digitalizada, provavelmente já morreu e não sabe" (Jornal das Oficinas, dezembro de 2025). A boa notícia é que digitalizar as ordens de reparação é dos passos mais rápidos e com mais retorno.

O que ganha com ordens de reparação digitais

O trabalho autorizado fica registado, com data, o que reduz discussões com clientes.
Peças e mão de obra passam direto para a fatura — nada fica esquecido.
O histórico da viatura fica junto, pela matrícula, para a próxima visita.
Sabe em tempo real o que está em curso, parado à espera de peças ou pronto a entregar.
Pode anexar fotos do antes e depois, que dão confiança ao cliente.

Semana 1 — Preparar

Escolha o sistema e prepare a base: clientes, viaturas e os artigos que mais usa. Defina quem abre as ordens de reparação (receção ou chefe de oficina) e que informação é obrigatória em cada uma: matrícula, quilómetros, queixa do cliente, trabalho autorizado e contacto.

Semana 2 — Arrancar

Escolha um dia e, a partir dele, todas as novas ordens de reparação são abertas só no digital. As antigas terminam em papel. Não tente passar o passado todo de uma vez; o importante é que o novo trabalho já nasça no sistema.

Semana 3 — Ligar peças, tempos e fotos

Com a rotina instalada, peça aos mecânicos que registem as peças usadas e o tempo de cada trabalho no telemóvel ou num tablet na oficina. Junte duas fotos por trabalho. É aqui que começa a ver a margem real de cada serviço.

Semana 4 — Medir

Compare com o mês anterior: quanto tempo leva a passar uma ordem de reparação a fatura, quantas peças ficaram por faturar, quantas vezes alguém teve de procurar informação. Exemplo ilustrativo (não é um caso real): se antes cada fatura levava 10 minutos a montar a partir do papel e agora leva 2, numa oficina com 80 faturas por mês são mais de 10 horas recuperadas.

Como pôr os mecânicos do seu lado

Mostre que o registo é rápido: escolher, não escrever.
Explique que acaba a pergunta "o que é que se fez a este carro?".
Comece pelo chefe de oficina, que dá o exemplo.
Ao fim de duas semanas, peça-lhes o que melhorar — e mude.

Digitalizar não é comprar um programa. É decidir que, a partir de segunda-feira, o trabalho nasce no sistema. O resto vem por arrasto. — Diego Silva, fundador da iTEG4Business, Mestre em Gestão

Como a iTEG4Business o pode ajudar

O Go Auto tem ordens de reparação ligadas a orçamentos, stock e faturação, com histórico por matrícula e acesso no telemóvel. Acompanhamos o arranque para que o plano de 30 dias aconteça mesmo.