Faturação não é lucro: os 7 números que o dono da oficina deve ver todas as sextas
Atualizado: 23 de out.
Sexta-feira ao fim da tarde. Foram cinco dias de elevadores ocupados, telefone a tocar e clientes à espera. Teve muito trabalho, sem dúvida. Mas ganhou dinheiro?
A maioria dos donos de oficina sabe responder à primeira pergunta; poucos sabem responder à segunda. Uma semana cheia pode ser uma semana má se as horas não foram faturadas, as peças saíram sem margem ou os orçamentos ficaram na gaveta.
Em 30 segundos
Não precisa de um departamento financeiro: sete números, sempre os mesmos, 15 minutos à sexta-feira.
Os mais esquecidos — taxa de ocupação e margem de peças — são dos que mais pesam no lucro.
O trabalho por faturar é o indicador que protege a tesouraria.
Comece por três: faturação, ticket médio e trabalho por faturar.
1. Faturação da semana (sempre comparada)
O número de partida, mas sempre comparado com a mesma semana do mês anterior e do ano anterior. Sozinho diz pouco; em tendência mostra se o negócio está a crescer, parado ou a cair.
2. Ticket médio: o número que denuncia descontos
Faturação a dividir pelo número de viaturas atendidas. Se o ticket médio desce, pode estar a fazer muitos trabalhos pequenos, a dar descontos sem perceber ou a não propor serviços de que o carro precisava.
3. Taxa de ocupação: o indicador mais esquecido
Horas faturadas a dividir pelas horas pagas. Cada ponto percentual de ocupação a mais é dinheiro que entra sem aumentar custos.
Para o calcular, as horas têm de estar registadas em cada ordem de reparação.
4. Margem de peças
Diferença entre o preço de venda e o custo das peças, em percentagem. Peças vendidas ao preço de custo, ou esquecidas na fatura, são margem que desaparece sem ninguém dar por isso.
5. Taxa de aceitação de orçamentos
Quantos orçamentos enviados se transformaram em trabalho. Se a taxa é baixa, o problema pode ser o preço, a demora a responder ou a forma como o orçamento é explicado. Se for alta demais, talvez esteja barato.
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6. Clientes que voltam e clientes novos
Quantas viaturas da semana já eram clientes e quantas são novas. Uma oficina saudável precisa das duas coisas: clientes fiéis para a estabilidade, clientes novos para crescer.
Se os novos não aparecem, olhe para o Google e para as avaliações; se os antigos não voltam, olhe para o serviço e para os lembretes.
7. Trabalho em curso e por faturar
Viaturas na oficina há mais tempo do que o prazo definido, ordens de reparação fechadas sem fatura e pagamentos em atraso.
É o indicador que protege a tesouraria: trabalho feito e não faturado é dinheiro que a oficina já gastou e ainda não recebeu.
Um exemplo que mostra porque é que os números contam
Exemplo ilustrativo (não é um caso real): se numa semana a oficina fatura 9.000 € em 45 viaturas, o ticket médio é de 200 €. Se, na semana seguinte, fatura o mesmo em 60 viaturas, o ticket médio desce para 150 €.
Mais trabalho, mais carros a entrar e sair, o mesmo dinheiro. Só o indicador mostra que algo mudou.
O que não se mede não se gere. Sete números à sexta-feira valem mais do que uma intuição a meio do mês — e evitam surpresas no fim do ano. — Diego Silva, fundador da iTEG4Business, Mestre em Gestão
Como começar sem complicar
Escolha um dia e uma hora fixos para ver os números (por exemplo, sexta-feira às 17h).
Comece por três indicadores: faturação, ticket médio e trabalho por faturar.
Junte os outros quatro à medida que os dados estiverem registados.
Para cada indicador que piorar, decida uma ação concreta para a semana seguinte.
O maior obstáculo não é a análise, é recolher os dados. Se as horas, as peças e os orçamentos estão em papel e Excel separados, juntar os sete números leva horas. Num sistema de gestão, aparecem num painel.
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